Comment, en 3 mois, j'ai créé une Cellule de Marchés Publics dans une PME services B to B ?

L’entreprise n’avait jamais répondu à un seul appel d’offres. Aucun process, aucun référent, aucune culture marchés publics.

L’équipe commerciale n’était pas opposée à l’idée, mais totalement novice.

À la demande du Directeur Général, mon intervention s’est déployée en deux temps : d’abord une mission terrain de trois mois pour poser les fondations d’une cellule marchés publics pleinement autonome, puis la mise en place d’un dispositif de suivi à distance — toujours en place — pour piloter l’équipe, garantir l’atteinte des objectifs et entretenir la motivation.

Au terme des trois premiers mois, nous avions déjà capté plus de 250 000 € de chiffre d’affaires supplémentaire en pipeline, avec un taux de transformation attendu de 40 %.

Parallèlement, nous avons structuré la veille et le suivi des consultations : chaque mot‑clé pertinent est paramétré sur les plateformes dédiées, et tous les dossiers sont désormais gérés dans un outil collaboratif (Trello connecté au CRM).

Un tableau de bord unique y centralise l’état d’avancement, les échéances clés et les responsabilités, garantissant une maîtrise totale du processus.

Voici comment cela s’est construit, étape par étape.

Mois 1 — Diagnostiquer, décider, structurer

Je commence toujours par un état des lieux opérationnel.

Pas de jargon, pas de théorie : ce qui m’intéresse, c’est de comprendre qui fait quoi, avec quoi, et dans quel état d’esprit.

Résultat : aucun outil en place, pas de veille active, mais une forte envie d’apprendre.

Nous décidons de créer une cellule légère, structurée autour d’un binôme interne volontaire, à former.

Je propose alors un plan d’action en 3 phases, validé avec la direction.

Mon rôle : cadrer, former et suivre.

Mois 2 — Mettre en place les outils et former l’équipe

On commence par l’essentiel :

• Constitution d’un dossier administratif complet et à jour

• Création d’une base de trames types pour le mémoire technique

• Mise en place de la veille (paramétrée pour ne pas noyer l’équipe)

• Outil de pilotage partagé (Trello)

J’organise en complément des sessions de formation à distance : compréhension d’un DCE, lecture d’un RC, rédaction d’un mémoire, dépôt sur profil acheteur.

Pratique et maîtrise de l'opérationnel : on travaille sur des vrais dossiers, pas sur des cas fictifs.

Mois 3 — Répondre aux premiers appels d’offres et gagner en autonomie

Dès le début du mois, l’équipe a identifié trois consultations parfaitement alignées avec notre expertise.

À chaque étape — analyse des pièces, rédaction du mémoire technique, constitution du dossier administratif — j’ai apporté un regard ciblé : harmonisation du plan, précision des réponses et relecture minutieuse. Les dépôts ont été réalisés dans les délais en respectant scrupuleusement les exigences formelles.

Mais l’essentiel ne se mesure pas seulement aux résultats : c’est l’apparition de nouveaux réflexes. La cellule anticipe désormais les attentes des cahiers des charges, répartit les responsabilités sans ambiguïté et maîtrise chaque échéance sans support constant.

Les process sont ancrés : l’équipe pilote aujourd’hui ses réponses de manière autonome, gagne en réactivité et aborde les prochains appels d’offres avec confiance et méthode.

Bilan : en trois mois, une PME BtoB sans aucune culture marchés publics est devenue capable de répondre seule à un appel d’offres.

Le tout sans recruter, sans complexifier, sans sortir du cadre métier.

Juste avec une méthode claire, des outils simples, et un accompagnement cadré.

Conclusion

La croissance d’une PME s’appuie aussi sur la capacité à exploiter les marchés publics, un levier rarement activé de façon pérenne alors même qu’il garantit régularité et durabilité – contrats de 36, 48 voire 60 mois.

En structurant une cellule dédiée, on instaure un véritable cercle vertueux : anticipation des besoins, suivi rigoureux, montée en compétences et sécurisation du chiffre d’affaires. Créer une cellule marchés publics n’est pas une question de ressources financières :

Article Bussinessliners, MT Spécialiste de la création des cellules en entreprises Marchés Publics.

07/2025